Ben jij op zoek naar een uitdagende functie als Management Assistant bij een internationale organisatie in omgeving Geleen? Wil jij deel uitmaken van een hardwerkend en enthousiast team? Dan kan dit wel eens een mooie stap zijn!

Management Assistant

Locatie: Geleen
Contract: Part-time: 24-32 uur per week
Contractduur: 6 maanden met kans op verlenging
Talen: Nederlands en Engels
Salaris: EUR 3.400, - tot 4.300, - bruto per maand op 40 uur per week

Waar ga je werken als Management Assistant?

Het bedrijf waar je komt te werken is een internationale organisatie en een van de meest innovatieve producenten waar ze materialen en toepassingen leveren in de automotive, elektrische, medische, optische media en bouw & constructie industrieën.

Wat ga je doen als Management Assistant?

Voor het juridisch team in Geleen, zijn wij op zoek naar een Executive Assaistant. In deze functie verwachten we dat je uitstekend bent in management, organisatorische en administratieve ondersteuning. Het is van belang dat je de complexiteit van de business en relaties begrijpt, wat impact heeft, wat relevant is en hoe je prioriteiten moet stellen. Je moet in staat zijn om de consequenties van acties in te schatten, proactief zijn, anticiperen en zelfsturend en zelfstandig kunnen handelen wanneer dat nodig is. Je moet actiepunten kunnen bewaken en weten hoe en wanneer je de follow- up doet. Je bent een linking pin in de organisatie en kunt optreden als een echte teamspeler.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Het management assisteren bij alle administratieve en organisatorische activiteiten met betrekking tot de fabriek.
- Mail beoordelen op relevatie/ prioriteit en acties ondernemen in overeenstemming met management.
- Ondersteunen van de HR- afdeling.
- Verantwoordelijk voor algemeen kantoormanagement: in staat om effectief om te gaan met veranderingen in een dynamische omgeving met een beheerste, professionele aanwezigheid en het stellen van prioriteiten op basis van business needs.
- Discreet en vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie/ gegevens van werknemers, de company en klanten, data, email/ agenda van management.
- Leiden en organiseren van klant- en medewerkers evenementen.
- Het schrijven van brieven en e-mails in het Nederlands en Engels.
- Aantoonbare ervaring met Excel en basisprocessen voor budgettering, inkoop en betalingen.
- Zorgen voor tijdige, accurate afstemming/ betaling va rekeningen voor onkosten en andere gerelateerde administratieve zaken.
- Bijhouden van de agenda en het organiseren en bewaken van afspraken, vergaderingen (intern & extern), conference calls en het voorbereiden van informatie (bijvoorbeeld presentaties)
- Het opnemen van de telefoon
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers.

Welke kwaliteiten heb jij in huis als Management Assistant?

- Secretariële opleiding & aantoonbare secretariële ervaring; of gelijkwaardig
- Excellent computervaardigheden (Word, Excel, PowerPoint, SAP & Outlook)
- Nauwkeurigheid en aandacht voor detail
- Initiatiefnemer/ Organizer/ Self- starter
- Zeer gemotiveerd/ key & team player/ flexibele houding
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
- In staat zijn om met meerdere opdrachten om te gaan, prioriteiten te stellen en snel en accuraat in kunnen spelen op veranderingen in proces en organisatie
- Goede computervaardigheden
- Pro- actief om anderen te helpen waar nodig
- In staat zijn om op alle niveaus in de organisatie en met verschillende culturen te communiceren.

Interesse?

Fijn! Grijp dan de kans aan om je voor de lange termijn te binden aan een internationaal bedrijf in een uitdagende functie. Als je geïnteresseerd bent in deze functie solliciteer dan via de website of neem contact op met Jeroen Overwater via j.overwater(a)jpgray.nl