Nederlands 
Over deze baan
Belangrijke informatie
Directiesecretaresse
Detachering
Nee
Diemen, Noord-Holland, Nederland
€3200 - €5000 per hour €
Jouw verantwoordelijkheden
Agenda- en vergaderbeheer
- Beheren en coördineren van complexe agenda's.
- Prioriteren van vergaderverzoeken en beoordelen van de noodzaak van deelname door management.
- Controleren van deelnemerslijsten en afstemmen van vergaderdoelstellingen.
- Signaleren wanneer voorbereidingstijd of voorbereidende overleggen noodzakelijk zijn en deze inplannen.
- Bewaken dat agenda's, presentaties en overige vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn.
- Zelfstandig aanpassen en herplannen van afspraken op basis van prioriteiten en deadlines.
E-mail- en correspondentiebeheer
- Beoordelen en prioriteren van binnenkomende e-mails en presentaties.
- Doorgeleiden van vragen en verzoeken naar de juiste personen binnen de organisatie.
- Zelfstandig afhandelen van correspondentie namens het management waar mogelijk.
- Beheren van een centrale mailbox en ondersteunen bij vragen vanuit medewerkers, bijvoorbeeld rondom reizen en administratieve zaken.
Reis- en bezoekorganisatie
- Organiseren en boeken van zakelijke reizen volgens geldende richtlijnen.
- Voorbereiden van reisprogramma's en verzorgen van complete reisinformatie.
- Coördineren van bezoeken van externe relaties, inclusief planning, ontvangst en praktische organisatie.
Algemene ondersteuning
- Signaleren van ontwikkelingen binnen de afdeling en deze onder de aandacht brengen van het management.
- Verwerken en filteren van binnenkomende verzoeken, documenten en vragen.
- Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers binnen de afdeling.
- Ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden.
Managementondersteuning
- Ondersteunen bij de voorbereiding van interne en externe presentaties.
- Bewaken van actiepunten, deadlines en opvolging vanuit vergaderingen, e-mails en notities.
- Actief herinneren van betrokkenen aan openstaande acties en zorgen voor tijdige aanlevering van informatie.
- Coördineren van de opvolging van acties binnen de afdeling.
Wat breng jij mee?
- Een relevante opleiding op mbo+ niveau.
- Enige ervaring als secretaresse, managementassistent of vergelijkbaar is een pré, maar ook talentvolle starters met de juiste motivatie worden uitgenodigd om te reageren.
- Uitstekende communicatieve en organisatorische vaardigheden.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal; Nederlands is een sterke pré.
- Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
- Een nauwkeurige en discrete werkwijze, waarbij je vertrouwelijke informatie zorgvuldig behandelt.
- Het vermogen om zelfstandig te werken en overzicht te behouden in een dynamische omgeving.
- Een proactieve, servicegerichte en professionele instelling.
- Sterk gevoel voor prioriteiten, planning en samenwerking binnen een complexe organisatie.
Let op: vacaturefraude
Helaas komt vacaturefraude steeds vaker voor. We waarschuwen je voor mogelijke misleiding:
* Wij zullen nooit via WhatsApp of in een videogesprek vragen om jouw persoonlijke gegevens (zoals een kopie van je ID, bankgegevens of BSN).
* Twijfel je over de echtheid van een vacature of contactpersoon? Neem dan altijd rechtstreeks contact met ons op via de officiële contactgegevens op onze website.
Important: job fraud
Unfortunately, job fraud is becoming more common. Beware of such scams:
* We will never ask for personal information (such as a copy of your ID, bank details, or social security number) via WhatsApp or during a video call.
* If you're unsure whether a vacancy or contact person is legitimate, please reach out to us directly using the official contact details on our website.
